Combien de temps garder les factures en 2026 ?

Combien de temps garder les factures ? C'est une question que se posent presque tous les dirigeants au moment de vider un carton d'archives ou de faire le ménage dans un serveur. La réponse dépend du type de document, de son support et de la réglementation qui s'y applique : droit commercial, droit fiscal, droit social. En 2026, avec la généralisation progressive de la facturation électronique, la question se pose aussi en version numérique. Cet article fait le point sur les durées à respecter, les risques en cas de destruction prématurée et les bonnes pratiques d'archivage, sous réserve d'évolution réglementaire à confirmer avec votre expert-comptable.

Combien de temps garder les factures selon le code de commerce

Le code de commerce impose aux commerçants et sociétés commerciales de conserver leurs documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Cette durée s'applique aux factures d'achat, aux factures de vente, aux bons de commande et aux bons de livraison qui viennent appuyer une écriture comptable.

Cette règle vaut quelle que soit la taille de l'entreprise : une TPE artisanale et une PME de 50 salariés sont soumises à la même durée de conservation pour leurs factures.

Durée de conservation des factures côté fiscal

Sur le plan fiscal, le délai de reprise de l'administration est en principe de 3 ans (l'année en cours plus les 3 années précédentes), mais il est porté à 6 ans pour les documents justifiant la détermination de l'assiette de certains impôts, dont la TVA et l'impôt sur les sociétés dans plusieurs configurations. En pratique, la plupart des cabinets recommandent d'aligner la conservation fiscale sur la durée commerciale de 10 ans, par sécurité.

En cas d'activité occulte, de fraude caractérisée ou de certaines situations particulières (comptes à l'étranger non déclarés par exemple), ce délai peut être étendu bien au-delà de 6 ans. Ces cas restent rares mais illustrent l'intérêt de ne jamais détruire trop vite un document qui pourrait servir de preuve.

Un contrôle fiscal porte rarement sur l'exercice en cours uniquement. L'administration peut remonter plusieurs années en arrière, et l'absence de justificatif se traduit souvent par un rejet de charge ou de crédit de TVA.

Facture papier ou facture électronique : la conservation change-t-elle ?

La facture papier se conserve dans son format d'origine ou peut être numérisée, sous réserve de respecter les conditions de fidélité et de conservation prévues par l'administration fiscale (numérisation en couleur, résolution suffisante, horodatage). Depuis plusieurs années, la copie numérique fidèle a la même valeur probante que l'original papier si ces conditions sont respectées.

La facture électronique nativement dématérialisée doit être conservée avec des garanties d'intégrité, d'authenticité de l'origine et de lisibilité pendant toute la durée légale. Avec la réforme de la facturation électronique qui se déploie progressivement pour les entreprises françaises, cette question devient centrale : les plateformes de facturation électronique (PDP) prennent en charge une partie de cet archivage, mais la responsabilité de la conservation reste celle de l'entreprise.

Autres documents professionnels : quelles durées de conservation ?

Les factures ne sont qu'une partie des documents à archiver. D'autres pièces ont des durées différentes, parfois beaucoup plus longues.

Documents comptables et sociaux

• Livres et registres comptables (grand livre, journal) : 10 ans.
• Bulletins de paie (côté employeur) : 5 ans, mais souvent conservés bien plus longtemps par prudence, notamment pour les droits à la retraite des salariés.
• Contrats de travail et documents liés à la rupture : jusqu'à 5 ans après le départ du salarié, parfois plus selon la nature du litige potentiel.
• Déclarations sociales (URSSAF) : 3 à 6 ans selon les organismes.

Documents juridiques et immobiliers

• Statuts de société et actes modificatifs : conservés pendant toute la durée de vie de la société, et idéalement au-delà.
• Actes de propriété, titres de biens immobiliers : conservation illimitée, notamment utile pour les loueurs en meublé (LMNP) au moment de la revente et du calcul de la plus-value.
• Contrats de bail commercial : durée du bail plus plusieurs années après son terme.

Pour un investisseur en LMNP ou une SCI, cette question de l'archivage immobilier mérite une attention particulière : factures de travaux, actes notariés et diagnostics techniques doivent être conservés sur des durées qui dépassent largement celles des factures courantes, notamment pour justifier une plus-value ou un amortissement en cas de contrôle.

Tableau comparatif des durées de conservation

Ces durées sont indicatives et peuvent varier selon la situation exacte de l'entreprise, sous réserve d'évolution réglementaire à confirmer avec votre expert-comptable.

Cas concrets d'archivage de factures

Une SASU en création qui démarre son activité de conseil se demande dès le premier trimestre comment organiser son classement. La recommandation la plus simple : un dossier numérique par exercice comptable, sous-dossiers factures d'achat et factures de vente, sauvegarde sur deux supports distincts. Cette organisation, mise en place dès la création, évite les recherches fastidieuses au moment de la première liasse fiscale.

Un loueur en LMNP à Lyon qui envisage de revendre son bien après 12 ans de location a besoin de retrouver toutes les factures de travaux et d'équipement pour justifier le calcul de la plus-value et l'historique des amortissements. Sans ces pièces, l'administration peut remettre en cause tout ou partie des charges déduites depuis le début de l'activité.

Une TPE artisanale ayant fait l'objet d'un contrôle fiscal portant sur les trois derniers exercices s'est vue demander les factures fournisseurs d'un exercice antérieur pour vérifier la cohérence d'un stock. Faute de les retrouver rapidement, l'entreprise a dû reconstituer les pièces auprès de ses fournisseurs, ce qui a rallongé le contrôle de plusieurs semaines.

Bonnes pratiques d'archivage des factures en entreprise

Au-delà de la durée légale, la façon d'archiver compte autant que le délai lui-même. Un archivage efficace doit permettre de retrouver un document en quelques minutes, pas en quelques heures.

• Classer les factures par exercice comptable et par nature (achats, ventes, notes de frais).
• Numériser systématiquement les factures papier dès leur réception.
• Conserver une copie sur un support externe ou un cloud sécurisé, en plus du poste de travail.
• Nommer les fichiers de façon homogène (date, fournisseur, montant) pour faciliter les recherches.
• Anticiper la bascule vers la facturation électronique obligatoire en choisissant un outil compatible avec les plateformes agréées.

Cette organisation s'inscrit dans une démarche plus large de conseil et pilotage de l'entreprise : un archivage fiable facilite aussi les échanges avec les partenaires bancaires ou les investisseurs, qui demandent régulièrement des justificatifs historiques.

Questions fréquentes

Combien de temps garder les factures d'une entreprise individuelle ?

Les mêmes règles s'appliquent aux entreprises individuelles qu'aux sociétés : 10 ans pour les factures au titre des obligations comptables et commerciales. Le régime micro-entrepreneur ne dispense pas de cette obligation, même si la comptabilité est simplifiée.

Peut-on jeter les factures après la déclaration d'impôt ?

Non. La validation d'une déclaration fiscale ne met pas fin à l'obligation de conservation. L'administration conserve un droit de reprise pendant plusieurs années après le dépôt de la déclaration, il faut donc garder les justificatifs bien après cette échéance.

Les factures scannées remplacent-elles les originaux papier ?

Oui, sous réserve que la numérisation respecte les conditions de fidélité fixées par l'administration fiscale : couleur, résolution suffisante, horodatage. Une fois ces conditions remplies, l'original papier peut être détruit et la copie numérique fait foi.

Que risque-t-on en cas de facture manquante lors d'un contrôle fiscal ?

L'absence de justificatif peut entraîner le rejet d'une charge déductible ou la remise en cause d'un crédit de TVA, avec un redressement à la clé. Dans certains cas, l'administration accepte une reconstitution a posteriori auprès du fournisseur, mais cette démarche prend du temps et n'est pas toujours possible.

La facturation électronique change-t-elle la durée de conservation ?

Non, la durée reste identique (10 ans côté commercial, 6 ans côté fiscal), mais le support et les modalités de conservation évoluent. Les plateformes de facturation électronique agréées prennent en charge une partie de l'archivage, ce qui simplifie la démarche pour l'entreprise.

Faut-il garder les factures des fournisseurs et des clients de la même façon ?

Oui, les deux catégories sont soumises à la même durée de conservation de 10 ans. Les factures de vente sont d'ailleurs souvent examinées en priorité lors d'un contrôle de TVA, car elles déterminent directement la base imposable.

Comment archiver les factures quand on change de logiciel comptable ?

Il est recommandé d'exporter l'intégralité des factures et des écritures avant toute migration, dans un format lisible et pérenne (PDF, XML). Un changement d'outil ne doit jamais faire perdre l'accès aux justificatifs des exercices antérieurs.

La conservation des factures n'est pas qu'une contrainte administrative : elle protège l'entreprise en cas de contrôle, de litige commercial ou de revente d'un bien immobilier. Adopter dès le départ une organisation claire, papier ou numérique, évite bien des recherches sous pression. Si vous souhaitez faire le point sur votre archivage ou sur votre passage à la facturation électronique, vous pouvez prendre rendez-vous avec un expert-comptable de YR Partners, expert-comptable à Levallois-Perret. Pour aller plus loin sur vos obligations comptables et fiscales, consultez aussi notre article sur le coût d'un expert-comptable en 2026 et le blog YR Partners.